7. お問い合わせに対応する｜ロープ高所作業オンラインスクール運営者マニュアル

1お問い合わせが届いてから対応するまで

サイトのお問い合わせフォームから送信されると、次の3つが同時に起こります。フォームは会員でない方も使えます。

起こること	内容
運営に通知メールが届く	サイトの管理用メールアドレスあてに、「【ロープ高所作業オンラインスクール】お問い合わせがありました」という件名で、お名前・メールアドレス・お問い合わせ内容の入ったメールが届きます。ふだんはこのメールで気づきます。
送信した方に控えのメールが届く	「お問い合わせを受け付けました」という自動返信です。運営は何もしなくても送られます。
管理画面にひかえが残る	お問い合わせ＞受信メッセージに1件ずつたまります。

受付の連絡は自動で送られています送信した方には、自動返信の控えが届いています。「受け取りました」の一報を急いで送る必要はありません。ただしこれは受付のご連絡だけですので、ご質問への回答は別途お送りしてください。

自動返信の文面を変えたいとき自動返信の件名・本文はフォーム側の設定で決まっています。文面を変えたいときは制作側へご依頼ください。

2届いたお問い合わせを一覧で見る

道順お問い合わせ受信メッセージ

受信メッセージの一覧画面。受信トレイとスパムの切り替え、検索欄、日付と経路の絞り込み、件名・送信者・経路・日付の列が並ぶ。先頭の行にマウスを合わせて、件名の下に表示・スパムのリンクが出ている — 受信メッセージの一覧。新しいものが上に並びます。

列	内容
件名	お問い合わせフォームの名前が入ります。押すと中身が開きます。
送信者	入力されたお名前とメールアドレスです。返信先はここに出ているアドレスになります。
経路	どのフォームから届いたかです。
日付	届いた日時です。見出しを押すと並べ替えられます。

探す・絞り込む

ボタン・欄	できること
受信トレイスパム	上の切り替えです。迷惑あつかいにしたものはスパムのほうに移ります。
メッセージを検索	お名前・メールアドレス・本文の言葉で探せます。
すべての日付	月を選んで絞り込みます。選んだあとフィルターを押します。
すべての経路を表示する	フォームごとに絞り込みます。同じくフィルターで確定します。
エクスポート	一覧を CSV ファイルとして書き出します。Excel などで開けます。

書き出したファイルの扱いにご注意くださいエクスポートで作られるファイルには、お名前・メールアドレス・お問い合わせの本文がそのまま入ります。共有フォルダーに置いたままにしない、不要になったら消すなど、取り扱いにご注意ください。

31件の中身を読む

一覧の件名を押すと開きます。行にマウスを合わせると件名の下に出る表示からも開けます。

受信メッセージの詳細画面。件名と送信者、項目の一覧（your-name・your-email・your-message）、右側にステータスの枠がある — お問い合わせ1件の中身。左に入力された内容、右にステータスが出ます。

場所	内容
件名送信者	上に並びます。
項目	フォームに入力された内容です。`your-name`＝お名前、`your-email`＝メールアドレス、`your-message`＝お問い合わせ内容です。`question_type` は使っていない項目で、空のままです。
ステータス	右側の枠です。スパムと非スパムの切り替え、送信日時、送信結果、ゴミ箱へ移動があります。スパムの切り替えは更新を押すまで反映されません。

項目名が英語で並びます your-name のような表記はフォームの項目につけられた名前で、画面上の「お名前」「メールアドレス」「お問い合わせ内容」にそのまま対応します。上から順に読んでいただければ大丈夫です。

送信結果の mail_sent について 通知メールが正しく送られたという記録です。mail_failed と出ているときは、メールが送れていません。運営あての通知メールも、送信した方への控えも届いていない可能性がありますので、この画面の内容をもとに運営からご連絡ください。続くようなら制作側へお知らせください。

4返信する

この画面から返信はできません受信メッセージは届いた内容を読むための画面です。返信の欄はありません。返信はふだんお使いのメールソフトからお送りください。

運営あてに届いた通知メールを開く
お問い合わせが届くと、サイトの管理用メールアドレスに通知メールが届いています。そのメールに返信するのがいちばん簡単です。
通知メールが見つからないときは、アドレスを写して送る
この画面の送信者のメールアドレスをコピーし、メールソフトで新しいメールを作ってお送りください。
返信したことが分かるようにしておく
この画面には「対応済み」の印がありません。対応が済んだかどうかは、メールソフト側で分かるようにしておいてください。

よくあるお問い合わせ	対応
退会したい	ご本人の確認をしてから、制作側へ解約をご依頼ください。 → 9. 決済と有料会員の管理
お名前・メールアドレスを変えたい	ご本人がマイページの右上の歯車からマイアカウントを開いて変更できます。そのようにご案内してください（ユーザーガイドの「4. マイページとプロフィール」）。運営者アカウントでは、会員の情報を書き換えられません。
ユーザー名を変えたい	変更できません。ユーザー名の代わりにメールアドレスでもログインできることをご案内してください。
ログインできない・パスワードを忘れた	ログイン画面のパスワードをお忘れですか？から、ご自身で設定し直せることをご案内します。
メールマガジンが届かない	購読の確認が済んでいるかを確かめます。 → 8. メールマガジンを送る

同じ質問が続くときは似たお問い合わせが何度も届くようでしたら、「よくあるご質問」に1件足しておくと次から減ります。 → 6. よくあるご質問を編集する

5迷惑なお問い合わせを片づける

営業や勧誘のお問い合わせが届くことがあります。放っておいても害はありませんが、たまると本当のお問い合わせが埋もれてしまいます。

操作	結果
一覧の行にマウスを合わせ、件名の下に出るスパムを押す	受信トレイからスパムのほうへ移ります。消えるわけではありません。
中身を開いてスパムを選び更新	同じく迷惑あつかいになります。中身を読んでから決めたいときはこちらです。
ゴミ箱へ移動	一覧から外れます。上にゴミ箱の表示が出て、そこから復元で戻せます。
まとめて処理する	左のチェックを入れて一括操作からゴミ箱へ移動またはスパムとしてマークを選び、適用を押します。

迷惑なお問い合わせの見分け方 心当たりのない会社からの営業、本文にリンクだけが並んでいるもの、スクールと関係のない商品やサービスの勧誘は、迷惑あつかいにして差し支えありません。迷ったときは消さずにそのまま残しておいてください。

間違えて消してしまわないようにスパムにしたものは後から非スパムに戻せます。ゴミ箱からも復元できます。ただしゴミ箱の中で完全に削除したものは戻せません。